الدورة المستندية: دليل شامل عنها

هل سبق لك أن تساءلت عن القوة الخفية وراء أوراق الفواتير؟ هل تعلم أن هناك دورة سرية تتلاعب بهذه الأوراق لتصبح أكثر من مجرد وثائق مالية عادية؟ وهي ما تعرف بالدورة الوثائقية، وهي تحفة فنية تجمع بين الإبداع والأثر. لتحقيق أهداف لا تصدق، تخيل لو كانت الأوراق النقدية قادرة على التحدث، يمكن لكلماتها أن تلهم العقول وتحركها، ويمكن لألوانها أن تلون حياتنا بالحماس والإثارة… هذا ما نتحدث عنه، عالم مدهش يختبئ خلف خطوطه ويشكل قصصا تأخذنا في رحلة من الفكرة إلى الفعل، ومن الانطلاق إلى التنفيذ، وفي الدورة الوثائقية تتحول الأوراق النقدية إلى أدوات سحرية تحكي قصصا مثيرة؛ لذا تابع دورتنا لمعرفة المزيد عن هذه الدورة.

ما هي الدورة الوثائقية؟

يمكن تعريف الدورة المستندية بأنها عملية حيوية تساهم في تنظيم وإدارة الوثائق داخل المؤسسات والشركات، وتشكل الطريقة التي تتبعها الوثائق أثناء تداولها وانتقالها من مكان إلى آخر. ويتضمن مجموعة من الإجراءات والأوعية التي تضمن سير العمل بسلاسة وفعالية. ومن الجوانب الرئيسية للدورة المستندية: التحقق من دقة المستندات وصحة البيانات الواردة فيها.

ويتم ذلك من خلال فحص المعلومات والأرقام الواردة في المستندات بعناية، والتأكد من صحتها ومطابقتها للواقع. ومن الجدير بالذكر أن هذا الإجراء ضروري للتأكد من أن المستندات تعكس الحقائق وتساهم في سير العمل الصحيح.

الأقسام الدورة الوثائقية

عند الحديث عن الدورة المستندية نجد أنها تتكون من عدة أقسام تعمل معًا لضمان التدفق السلس والدقيق للمعلومات والمستندات المالية، ومن أهمها ما يلي:

الإيصالات النقدية

تعتبر المقبوضات النقدية أحد أقسام الدورة المستندية، وتشمل جميع العمليات المتعلقة بتحصيل الأموال من العملاء وتسجيلها، سواء المبيعات النقدية، أو تحصيل الدفعات عن طريق الشيكات أو التحويلات المصرفية.

المشتريات الآجلة

تمثل المشتريات التي يتأخر سدادها بعد استلام المواد أو الخدمات من الموردين. ومن الجدير بالذكر أنه يتم تسجيل هذه المشتريات في الحسابات الائتمانية للموردين، ويتم متابعة عمليات الدفع والمتابعة المالية المتعلقة بها.

النفقات النقدية

يشمل جميع النفقات المدفوعة نقداً، مثل: تكاليف الرواتب والأجور، ومصروفات الصيانة والإصلاح، بالإضافة إلى تكاليف الإعلان والتسويق، والمصاريف العامة الأخرى.

المشتريات النقدية

تتعلق بالمشتريات التي يتم دفع ثمنها نقداً، مثل: شراء المواد الخام أو اللوازم المكتبية، ويتم تسجيل هذه المعاملات؛ للإبلاغ عن النفقات وإدارة المخزون.

المبيعات الآجلة

وتعبر عن عمليات البيع التي يتم فيها تمديد فترة السداد للعملاء بعد تسليم المنتجات أو الخدمات، وتسجيل هذه المبيعات في حسابات العملاء المدينة، ومتابعة عمليات التحصيل والمتابعة المالية المتعلقة بها.

الالبرامج المحاسبية التقليدية المحاسبية

تعتبر الالبرامج المحاسبية التقليدية المحاسبية ضرورية في عملية تسجيل وتوثيق المعاملات المالية، وتشمل نقل البيانات من المستندات الأصلية إلى السجلات المحاسبية الرئيسية. وهذا يضمن دقة وموثوقية المعلومات المالية.

المستودعات

ويشمل عمليات إدارة ومراقبة المخزون، بما في ذلك: تسجيل وحصر المواد الواردة والصادرة، والتحكم في الكميات المتاحة، وإعداد التقارير الدورية الخاصة بها.

ما هي مراحل الدورة الوثائقية؟

تتكون خطوات الدورة المستندية من عدة مراحل مهمة تساهم في تنظيم المستندات وإعداد المعلومات المالية اللازمة للشركات والمؤسسات. إذا كنت تتساءل: كيف تتم الدورة الوثائقية الكاملة؟ وإليك الطريقة:

التسجيل في المجلة

تبدأ الدورة المستندية بتسجيل المعاملات المالية اليومية في دفتر يومية، وتسجل في هذه الدفتر المعلومات والأرقام المهمة، مثل: الفواتير، والمدفوعات، والمشتريات، وكذلك المبيعات.

الترحيل إلى دفتر الأستاذ

بعد تسجيل المعاملات في دفتر اليومية؛ ويتم ترحيل هذه المعاملات إلى دفتر الأستاذ، ومن الجدير بالذكر أن هذا الدفتر يحتوي على حسابات مختلفة تمثل الأصول والالتزامات ورأس المال والإيرادات وأيضا المصروفات، ويتم ترحيل المعاملات إلى الحسابات المناسبة في دفتر الأستاذ.

إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية

يتم إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية. لتقييم الوضع المالي للشركة ومراجعة الرصيد القائم والرصيد النشط في الحسابات المختلفة. للتأكد من دقتها ومطابقتها للمعاملات المسجلة.

تعديلات المخزون

تتضمن هذه المرحلة التدقيق والتحقق من دقة البيانات والأرقام المتعلقة بالمخزون، ومقارنة الأرصدة المادية للمخزون مع الأرصدة المسجلة في السجلات المحاسبية. لضمان عدم وجود خلافات غير مبررة.

إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية

وبعد إجراء التعديلات اللازمة، يتم إعداد ميزان المراجعة النهائي، حيث يعكس الأصول والالتزامات ورأس المال والإيرادات، بالإضافة إلى مصروفات الفترة المحاسبية ذات الصلة. ويستخدم هذا الرصيد لتقييم أداء الشركة ومراجعته من قبل أطراف خارجية.

إعداد البيانات المالية

تعتبر القوائم المالية الرئيسية، مثل: قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، جزءاً مهماً من الدورة المستندية. تعكس قائمة الدخل الإيرادات والمصروفات لفترة زمنية محددة، بينما توضح قائمة المركز المالي: الأصول والالتزامات ورأس المال في فترة زمنية محددة.

أهميةالدورة الوثائقية

تعتبر الدورة المستندية من العوامل الأساسية في إدارة الشركات والمؤسسات، ولها أهمية كبيرة في ضمان سير العمليات المالية والإدارية بطريقة سليمة وشفافة. وفيما يلي أهم النقاط التي تبرز أهميته:

وتقديم أعظم الأدلة

تعتبر المستندات والسجلات المحاسبية الدليل الرئيسي الذي يثبت وجود العمليات المالية وتفاصيلها. فهو يوفر بيانات موضوعية وموثوقة يمكن التحقق منها من قبل الجهات الحكومية والأطراف الخارجية الأخرى.

الاعتراف القانوني

في حالة عدم تسجيل المعاملات بالمستندات؛ ومن المحتمل ألا يتم الاعتراف بها بين الأفراد أو الشركات أو حتى قانونياً؛ ولذلك فإن الدورة المستندية تلعب دوراً حاسماً في التأكد من صحة العمليات والمعاملات، والحفاظ على سلامة المؤسسة من الناحية القانونية.

الحفاظ على الحقوق المالية

تساهم الدورات المستندية السليمة في حماية حقوق أصحاب المشاريع والمواطنين والجهات المتعاملة مع الشركة مالياً، عندما تتوفر سجلات دقيقة وموثوقة؛ يضمن محاسبة العمليات والمعاملات المالية. وبالتالي، يمكن تجنب الاحتيال والتلاعب المالي.

تعزيز التماسك والتواصل

تساهم في تعزيز التماسك والتواصل بين الأقسام والإدارات المختلفة في الشركة، عندما تقوم بتوثيق وتقديم المستندات المالية والإدارية بشكل صحيح؛ يمكن للفرق أن تتعاون وتنسق بشكل أفضل؛ مما يعزز كفاءة العمل ويحقق الأهداف المشتركة.

اتخاذ قرارات عقلانية

تعزز الدورة المستندية قدرة مديري الشركات على اتخاذ قرارات عقلانية، عندما تكون المعلومات المالية والإدارية موثوقة ومتاحة بسهولة؛ يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على التحليلات الدقيقة للبيانات المتاحة.

ما الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية؟

تعتبر الدورة المستندية والدورة المحاسبية جزأين مترابطين من العملية المحاسبية، لكن لهما أهداف ووظائف مختلفة. وفيما يلي أبرز النقاط التي توضح الفرق بينهما:

الدورة الوثائقية

• الدورة المستندية هي الوعاء الأساسي لتسجيل المعاملات المالية.
• توثيق وتسجيل كافة المستندات والمستندات المالية في هذه الدورة.
• ويركز على توثيق وتسجيل المعلومات المالية بشكل دقيق ومنظم، ويتضمن: المستندات المالية: الفواتير، المدفوعات، المشتريات، المبيعات…إلخ.
• تُستخدم الدورة المستندية للتحقق من صحة المعلومات والمعاملات المالية، والتأكد من اكتمالها ودقتها.
• تعد هذه الدورة بمثابة أداة توثيق وإثبات للمعاملات المالية.

دورة المحاسبة

• تشمل الدورة المحاسبية جميع العمليات المحاسبية التي تتم لإعداد المعلومات المالية والتقارير المحاسبية.
• المحاسب هو المسؤول عن تنفيذ عمليات الدورة المحاسبية وإدارتها بشكل تسلسلي ومنتظم.
• وتشمل هذه العمليات: تسجيل البرامج المحاسبية التقليدية اليومية، وإعداد دفتر الأستاذ، والبرامج المحاسبية التقليدية التسوية، وميزان المراجعة، وإنشاء البيانات المالية، والالبرامج المحاسبية التقليدية الختامية أيضًا.
• تهدف الدورة المحاسبية إلى تحويل المعلومات المالية المسجلة في الدورة المستندية إلى تقارير محاسبية مهمة مثل: قائمة الدخل والمركز المالي.
• وتساعد هذه التقارير في تقييم أداء الشركة واتخاذ القرارات المالية الصحيحة.

ختاماً

تعتبر الدورة المستندية عملية رئيسية في المحاسبة تضمن تسجيل المعلومات المالية وتوثيقها بدقة وموثوقية. هذه العملية ضرورية لضمان إجراء العمليات المالية بشكل صحيح وفعال داخل المنظمة. أنها تمكن الإدارة من فهم وتحليل البيانات المالية، واتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة. بالإضافة إلى ذلك، فهو يساعد على تعزيز التنسيق والتعاون بين الإدارات المختلفة، ويسهل الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الإدارات داخل الشركة. باعتبارها أداة أساسية في مجال المحاسبة، ينبغي أن تكون محط اهتمام الشركات والمؤسسات. إذا تم تنفيذه بشكل صحيح؛ يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في فعالية العمليات المالية، وتحقيق الشفافية والموثوقية في إعداد التقارير المالية؛ لذلك يجب على الشركات الاستثمار في بناء الدورة المستندية وتحسينها، وتوفير التدريب والدعم المستمر للموظفين المعنيين بها.

إذا كنت ترغب في تحسين جودة وموثوقية الإدارة المالية في مؤسستك؛ الدورة المستندية هي الأساس، ولا تنس استخدام أحد البرامج المحاسبية، مثل: قويد كشريك معتمد؛ كما توفر لجميع عملائها: أنظمة الفواتير الإلكترونية، وكذلك أنظمة نقاط البيع، المخازن، العملاء… وغيرها.

بعد أن تعرفنا على ما هي الدورة الوثائقية، وأقسامها؛ جرب قايد الآن مجانًا لمدة 14 يومًا، واجعله جزءًا لا يتجزأ من حياتك. وهو برنامج محاسبي متكامل .

انضم إلى مجتمعنا الملهم! اشترك في صفحتنا على ينكدين وتغريد لتكون أول من يعرف آخر المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطور في عالم المحاسبة والمالية. لا تفوت الفرصة، انضم اليوم!

عن قارئ الفواتير (Invoices Reader)

قارئ الفواتير هو الحل الأمثل لأتمتة إدخال البيانات المحاسبية في المملكة العربية السعودية. يتيح لك البرنامج استخراج البيانات من الفواتير الإلكترونية (PDF/Images) وتصديرها مباشرة إلى Excel أو أنظمة المحاسبة مثل Odoo، مما يوفر 90% من وقت الإدخال اليدوي ويضمن دقة البيانات وتوافقها مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA).

جرب قارئ الفواتير مجاناً