معالجة فاتورتك الأولى

دليل خطوة بخطوة لمعالجة فاتورتك الأولى باستخدام قارئ الفواتير

المتطلبات الأساسية

قبل أن تبدأ في معالجة الفواتير، تأكد من أن لديك:

• قارئ الفواتير مثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك
• ملفات الفواتير بتنسيق PDF أو كصور (JPG, PNG)
• مجلد حيث يتم تخزين ملفات الفواتير الخاصة بك

أنواع الملفات المدعومة

يدعم قارئ الفواتير تنسيقات الملفات التالية:

• مستندات PDF (.pdf)
• صور JPEG (.jpg, .jpeg)
• صور PNG (.png)
• صور TIFF (.tiff, .tif)

1.فتح مجلد

أولاً، تحتاج إلى فتح المجلد الذي يحتوي على ملفات الفواتير الخاصة بك:

1.قم بتشغيل قارئ الفواتير من سطح المكتب أو قائمة ابدأ

2.انقر على زر فتح مجلد في شريط الأدوات أو حدد ملف > فتح مجلد من القائم

تصفح للوصول إلى المجلد الذي يحتوي على ملفات الفواتير الخاصة بك

انقر على تحديد مجلد لفتحه

نصيحة احترافية

نظم فواتيرك في مجلدات حسب الشهر أو المورد لسهولة الإدارة. على سبيل المثال، قم بإنشاء مجلدات مثل \

2.اختيار وضع المعالجة

بعد ذلك، اختر وضع المعالجة المناسب لفواتيرك:

يقدم قارئ الفواتير عدة أوضاع للمعالجة:

رمز QR للفاتورة الإلكترونية السعودية – سريع

للفواتير الإلكترونية السعودية التي تحتوي على رموز QR

رمز QR للفاتورة الإلكترونية المصرية – سريع

للفواتير الإلكترونية المصرية التي تحتوي على رموز QR

GEMINI – سريع

يستخدم ذكاء Google Gemini الاصطناعي لمعالجة الفواتير (يتطلب مفتاح API)

OLLAMA – بطيء

يستخدم نماذج Ollama المحلية (يعمل بدون اتصال بالإنترنت)

لتحديد وضع المعالجة:

1. انقر على زر وضع المعالجة في شريط الأدوات
2. حدد الوضع المناسب لفواتيرك
3. انقر على تطبيق لتفعيل الوضع المحدد

أي وضع يجب أن أختار؟

• أوضاع رمز QR: الأفضل للفواتير الإلكترونية القياسية التي تحتوي على رموز QR
• GEMINI: الأفضل للفواتير المعقدة أو تلك التي لا تحتوي على رموز QR (يتطلب الاتصال بالإنترنت)
• OLLAMA: جيد للمعالجة بدون اتصال بالإنترنت، ولكنه أبطأ من الطرق الأخرى

3.معالجة الفاتورة

حان الوقت لمعالجة فاتورتك الأولى:

1. انتقل إلى الفاتورة التي تريد معالجتها باستخدام أزرار الأسهم أو اختصارات لوحة المفاتيح
3. انتظر حتى تكتمل المعالجة – سترى شريط تقدم خلال هذا الوقت

وقت المعالجة

يختلف وقت المعالجة حسب الوضع المحدد:

• أوضاع رمز QR: عادة 1-3 ثواني لكل فاتورة
• GEMINI: عادة 3-5 ثواني لكل فاتورة
• OLLAMA: قد يستغرق 10-30 ثانية لكل فاتورة

4.مراجعة البيانات المستخرجة

بعد المعالجة، سيعرض قارئ الفواتير البيانات المستخرجة في لوحة المعلومات:

تفاصيل الفاتورة

رقم الفاتورة-التاريخ-المورد-المبلغ الإجمالي-مبلغ الضريبة

خطوات مهمة لمراجعة البيانات:

1. راجع بعناية جميع الحقول المستخرجة للتأكد من دقتها
2. صحح أي أخطاء عن طريق تحرير الحقول مباشرة
3. انتبه بشكل خاص للتواريخ والمبالغ ومعلومات الضرائب
4. تحقق من صحة معلومات المورد

هام

على الرغم من أن قارئ الفواتير دقيق للغاية، تحقق دائمًا من البيانات المستخرجة مقابل الفاتورة الأصلية، خاصة للحقول المهمة مثل المبالغ ومعلومات الضرائب.

5.حفظ البيانات

بمجرد مراجعة البيانات وتصحيحها، حان وقت حفظها:

2. سيتم حفظ البيانات في قاعدة البيانات الداخلية
3. سترى رسالة تأكيد عندما يتم حفظ البيانات بنجاح

نجاح!

لقد قمت بمعالجة وحفظ فاتورتك الأولى بنجاح! يمكنك الآن:

• متابعة معالجة المزيد من الفواتير في الدفعة
• تصدير البيانات إلى Excel أو تنسيقات أخرى
• عرض فواتيرك المعالجة في قاعدة البيانات

نصائح للحصول على نتائج أفضل

استخدم مسحات ضوئية عالية الجودة

للفواتير الممسوحة ضوئياً، استخدم دقة لا تقل عن 300 DPI للحصول على أفضل النتائج. تأكد من أن المسح واضح وأن جميع النصوص مقروءة.

اختر وضع المعالجة المناسب

حدد وضع المعالجة الذي يتناسب مع نوع الفاتورة الخاصة بك. بالنسبة للفواتير غير القياسية، عادة ما توفر الأوضاع المعتمدة على الذكاء الاصطناعي (GEMINI أو OLLAMA) نتائج أفضل.

معالجة الفواتير المتشابهة في دفعة واحدة

قم بمعالجة الفواتير المتشابهة (نفس المورد أو التنسيق) معًا باستخدام نفس وضع المعالجة للحصول على نتائج أكثر اتساقًا.

نسخ احتياطية منتظمة لقاعدة البيانات

قم بتصدير قاعدة بيانات الفواتير الخاصة بك إلى Excel بانتظام كنسخة احتياطية. هذا يضمن عدم فقدان أي بيانات تمت معالجتها.